2019年4月から導入された働き方改革関連法ですが、
- 時間外労働の上限規制の導入
- 年次有給休暇の確実な取得
- 正規・非正規雇用労働者間の不合理な待遇差の禁止
が柱になっています。 中でも1.の『時間外労働の上限規制の導入』については、企業・労働者ともに興味のある項目で、
- 企業は、法に触れないように社員たちを早く帰さないといけない
- 労働者は、早く家に帰れるようになってウハウハ
ではないかと思っています。 しかし、いくらこういった法案が整備されようと、国は各企業の仕事量を減らしてくれるわけではありません。
この法案で、『残業が減って早く帰れるようになるんだ！』などと一方的に楽観視している方は早合点であると考えます。
確かに、法案施行後に時間外労働の上限を超えて労働させると企業には罰則が科せられますが、仕事が途中にも関わらず『働き方改革だ』と言っていつも放置していると、業務怠慢と捉えられて評価を下げられる可能性もあります。
従って、『働き方改革』は企業への罰則強化だけでなく、従業員に対しても減らない仕事にどう向き合っていくか工夫が求められています。
このページでは、いかにして減らない仕事を効率的にこなしていくか、今日から誰でもできるひと工夫についてお話ししていきます。
定時で帰れる人と、そうでない人との差
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あなたの職場にもいませんか？
いつも決まって納期に間に合わず、上司から急かされたり、お客様からお叱りを受けたりしている人。
そして結局、周りが助け船を出す羽目になって『なんでこんなことを俺が？私が？…』と、微妙な空気に…
しかし仕事が早い人たちは、そんな人たちを差し置いて毎日定時内にきっちり仕事を終わらせて帰宅し、子守に加勢し妻から高評価を受けています(おそらく…)。
管理人はもちろん上司から急かされたりすることもありませんし、むしろ逆に上司の尻を叩くことのほうが多いです(笑)。
『〇〇課長、あの資料お客様が待っておられるので、承認を急いで頂けませんか。お願いします。』
↑このセリフ、管理人はもはや口癖になっています。 なぜそんな差が生まれるのか？何か特別なテクニックがあるのか？
いえいえ。早く帰っている人たちはただ、ちょっとした『あること』をしているだけなんです。 そのポイントはのちに説明するとして、仕事が遅い、もしくは間に合わない人たちは、経験上おおよそこんなところ↓が相場でしょう。
- 普段から休みがち
- 平気でほったらかしをする
- 要領が悪い、不慣れ
- いわゆる『緊急病』に冒されている
1.のほうはある程度仕方ないですね。どうしても避けられない理由で会社を休まざるを得ない人もいますから、そんな場合は快くフォローしてあげましょう。
対して、2.なんかは論外です！ 『マンガみたいなケースだけど、本当にそんな人いるの？』と思うかも知れませんが、いるんです！実際に。社内にも、社外にも。
そういう人は、お客様ありきで仕事が成り立っていることを常に意識しなければいけません。
また、3.のケースは新人なら仕方ありませんが、どうすれば効率を上げられるか？今のやり方に無駄はないか？などを着眼点にして仕事の進め方を見直す必要があります。
そして、決して要領が悪いわけでもなく、納期意識が欠如しているわけでもないのになぜか仕事が遅い、あるいは毎日遅くまで残業しているという人は、4.の『緊急病』にかかっていると考えて間違いないでしょう。
仕事の優先順位をつける時の指標として、重要度と緊急度をそれぞれタテとヨコに並べた表(図示)を見たことがある人も多いと思いますが、緊急病の人は両方とも高い仕事だけに全力を注いでいるのです。
そして、そうこうしているうちに【緊急度：低、重要度：高】の仕事が迫ってきて、緊急度が上がってきて追われてしまう・・・この繰り返しになるのです。
一度、いつもアセアセしている人を観察してみてください。そして出来れば、その人が抱えている仕事が何か知った上で観察してみると『あ～、これが緊急病なんだ。』ということが分かると思います。
仕事を早く終わらせたい、早く家に帰りたい、という人は、あなたの仕事ぶりが先ほど説明した3.や4.に当てはまっていないか見つめ直してみましょう。
定時で早く帰っている人はこの方法を実践している！
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ズバリ！結論から言うと…
それじゃあ、早く帰る人はどうしているか、について話していきましょう。
簡単にまとめてしまうと、先の3.や4.の逆をやっていることになりますが、もう少し具体的に挙げると、
A)軽く味見だけする
B)外部が絡むときは、早めに彼らを動かしておく
です。 簡単すぎますか？ でも本当にこの2つをやっているだけなんです。 Aのほうは、何か新しく仕事を受けたとき、その緊急度が低ければそれを放置して緊急度の高い他の仕事に手を付ける人が多いですが、仕事を受けたらすぐに味見をするんです！
- 資料に目を通す
- 納期を確認する
- 1人で完結できるか否かを見極める
これらのポイントを抑えたら、その仕事の分量や工数がおおかた把握でき、完了するまでの段取りがイメージできます。
その確認作業だけなので、慣れていなくても10分あればできると思います。
ただし、味見の段階で少しだけ時間が必要な場合があり、『1人で完結できるか否か』の答えがNoだった時です。
つまり、1人ではできない場合のことですが、1人で出来ないから誰かとの分担を考えることだけではありません。
例えば、外注先に見積もりを取る必要があるとき、可能な限り早く話をしておいて先に動いてもらおう、というのが上のBになります。
相手の担当者が素早く動いてくれるとは限らないので、早めに動いてもらうことに越したことはありません。
緊急度の高い仕事に追われていてどうしてもこのことができないときは、このような自分以外の力が必要なことをメモしておき、その仕事がひと段落したら手をつけるようにします。
外に動いてもらう分量にもよりますが、最長30分もあればその仕事の『下ごしらえ』まで片付くと思います。
下ごしらえまでは出来なくとも味見だけでも出来ていれば、本腰を入れてその仕事を始めるとき、何も手を付けていない場合と比べると加速力が違うことに気づくはずです！ そして、何よりイケてるポイントとして、
【予めおおよその工数がイメージできているので、納期に間に合わせるためにいつから手をつけるべきかが分かっている】
ことです。 それに対してさらに余裕を見て予定を組めば納期にも余裕で間に合い、緊急病から晴れて卒業できるということです！
いいでしょうか？ 味見、そして余裕があれば下ごしらえで予め要領をイメージする。 これをやらない選択肢はないと思いますよ！
先ほどの図で言うと、やがて迫ってくる【緊急度：低、重要度：高】の仕事に先に手をつけておき、迫ってきた時にも焦らず対応できる、もしくは迫ってくる前に倒してしまえるということです。
このやり方に慣れてくると、さらに効率を追求できるようになってきます。 管理人個人が意識していることを2つ紹介しましょう。どちらも簡単です！
メールだけに頼らない
メールは、
- いつでも見られる
- 記録として残せる
という点で非常に便利なツールなので、会社、プライベートともに多く利用されています。
しかし、それゆえ手軽にポンポン送れることもあって、【重要視されにくい】のが最大の難点です。
1日に何十ものメールを受信している人は、次々に新しいメールが入ってくるので、あなたが送った重要なメールは埋もれていることがあります。
そこで管理人が心がけているのは、重要なことはメールの直後に電話をするという点です。電話は【時間を共有させられる】ことがデメリットですが、裏を返せばそこまでして伝えたいことだったんだ、という風にあなたの本気度が伝わります。
もっと言うと、電話して相手に繋がらないこともあるので、その場合は伝言に頼らず、改めて折り返すことを伝えるor相手に折り返しをお願いすることで相手に直接肉声で伝えます。
自分のテリトリーを整理整頓する
こちらは仕事の早さに直結しないように感じがちですが、意外に重要です。
自分のデスク、作業場所、パソコンのデータなどを整理しておくことで、仕事も何が片付いていて何が片付いていないか？その進捗はいかがか？が一瞥できるようになります。
どの職場でも、それができていない人は一定数います。
一度だまされたと思って整理整頓を実践してみると、かなりのメリットに気づくはずです。
- 仕事の資料が埋もれてしまわない
- 資料等がすぐに取り出せる
- 気持ちが落ち着く
などなど。誰でも出来ますから時間を見つけて身の回りの整理整頓をやってみてください。
おわりに
これまで書いてきたことは、特別なスキルは何もいらず誰でも簡単にできることばかりです。
ただ、
【やるか、やらないか】
で差がつくんです。
そういった簡単なことができない人が少なくない中、あなたが実践できればそれだけで抜きん出られます。
『働き方改革』はもうすでに始まっています。
国が企業に対して厳しくなる分、企業は社員に対しても厳しくなるはずです。
ここで挙げた方法を着実に実践しあなたのものにできれば必ず効率は上がり、早く家に帰れる日は増えます。そうすると相対的にあなたの評価も上がりますので、工夫しながら根気よくやってみてください。
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